MỘT SỐ ĐIỂM CẦN LƯU Ý CỦA CÁC ĐƠN VỊ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ KHI THỰC HIỆN LUẬT NHÀ Ở NĂM 2023

Luật nhà ở số 27/2023/QH15 đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/08/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định số: 95/2024/NĐ-CP ngày 24/07/2024 (Nghị định 95) và Bộ xây dựng ban hành Thông tư số Số: 05/2024/TT-BXD ngày 31/07/204 (Thông tư 05) về việc Quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở.

Về luật nhà ở năm 2023, thay mặt CLB quản lý toà nhà Hà Nội tôi đã có hai bài viết khái quát một số điểm mới để các đơn vị, cá nhân có liên quan nắm được và thực hiện. Ở bài viết này tôi xin được hệ thống một số điểm để các đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (QLVH) lưu ý trong công việc quản lý, sử dụng nhà chung cư. Một số nội dung đã được đề cập tại các bài viết trước đây cơ bản sẽ không được nêu lại tại bài viết này.

1.Về hồ sơ bàn giao nhà chung cư:

Cần lưu ý nội dung này dợc quy định tại Điều 10. Lập và bàn giao hồ sơ nhà chung cư của thông tư 05, bao gồm 05 loại giấy tờ, có sửa đổi, bổ sung một số điểm mới so với quy định cũ. Các đơn vị QLVH cần nắm được để tư vấn, phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư (BQT) trong việc tiếp nhận hồ sơ và nhận bàn giao từ chủ đầu tư.

2.Về phân hạng nhà chung cư:

Nhà chung cư sẽ được phân thành 03 hạng (1, 2, 3, quy định cũ là A, B, C), trên cơ sở đề nghị của chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu nhà chung cư và do các tổ chức xã hội – nghề nghiệp có chức năng, chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng, nhà ở, kinh doanh bất động sản thực hiện. Việc công bố thông tin, quảng cáo liên quan đến hạng nhà chung cư khi kinh doanh căn hộ phải đúng với nội dung đã được phân hạng (Điều 82, 83 và Phụ lục XII của Nghị định 95).

Như vậy, đơn vị QLVH có thể là 1 tổ chức để đánh giá hạng chung cư. Việc phân hạng này sẽ có ý nghĩa hơn nếu nó là cơ sở để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức xã hội – nghề nghiệp có chức năng, chuyên môn trong lĩnh vực QLVH xác định khung giá dịch vụ tương ứng với hạng nhà chung cư.

3.Đơn vị đủ điều được thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư:

Đơn vị QLVH chỉ được cung cấp dịch vụ sau khi có văn bản thông báo đơn vị có “đủ điều kiện thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư” của Bộ Xây dựng/Sở xây dựng (theo quy định tại Điều 150 của Luật nhà ở và Điều 84, 85 của Nghị định 95).

Từ ngày 01/08/2024 trở đi, việc xác nhận Đơn vị “đủ điều kiện” sẽ chứng minh bằng “văn bản thông báo đủ điều kiện được thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư của cơ quan có thẩm quyền theo quy định”, đó là Bộ xây dựng/Sở xây dựng nơi đơn vị đặt trụ sở chính và có thời hạn 05 năm, hết hạn sẽ phải nộp hồ sơ mới, chứ không phải không có thời hạn như trước kia. Đơn vị QLVH nếu hồ sơ đáp ứng, được công nhận sẽ nhận được cả văn bản và đăng tải trên website.

Các đơn vị đã được công nhận trước ngày 01/08/2024 theo thông tư 02/thông tư 28/thông tư 06 (có văn bản/được đăng tải thông tin trên website Bộ xây dựng/Sở xây dựng) sẽ có thời hạn thực hiện chuyển tiếp là 12 tháng để nộp hồ sơ. Sau 12 tháng, nếu không nộp hồ sơ mới sẽ bị xoá khỏi danh sách công nhận, không đủ điều kiện để quản lý vận hành nhà chung cư. Đây là điểm mà các đơn vị QLVH cần lưu ý.

Điều kiện đáp ứng để công nhận, cũng là hồ sơ mà các đơn vị cần chuẩn bị để nộp lên Bộ Xây dựng/Sở xây dựng như sau:

-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan Cấp có thẩm quyền cấp cho đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp (công ty CP/TNHH…), hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. Trong ngành nghề kinh doanh phải thể hiện có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư hoặc quản lý bất động sản (thể hiện chi tiết trong bố cáo thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp…).

-Có phòng/ban về kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường. Đây cũng chính là người quản lý (trưởng/phó của các phòng/ban) và đội ngũ nhân viên trực tiếp tham gia công tác quản lý vận hành, cùng với ban giám đốc/lãnh đạo, tất cả đều phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư. Trong số này bộ phận kỹ thuật phải có có nhân sự có trình độ chuyên môn về xây dựng, kỹ thuật điện, nước (những người này phải có văn bằng tốt nghiệp từ trình độ trung cấp trở lên), chứng chỉ đào tạo/huấn luyện về nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy (theo quy định pháp luật về PCCC)-nội dung này các bộ phận khác cũng phải đáp ứng (toàn bộ hoặc phần lớn).

Do đó hồ sơ cần nộp sẽ bao gồm: văn bản đề nghị, danh sách các phòng/ban trực tiếp tham gia QLVH kèm theo tất cả bản sao chứng thực giấy tờ đăng ký kinh doanh của đơn vị để chứng minh có chức năng QLVH; Giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư, văn bằng, chứng chỉ chứng minh…

Quá trình thụ lý hồ sơ nếu phát hiện mượn giấy tờ chứng minh nhân viên của đơn vị khác được công nhận thì có quyền từ chối công nhận, đây là vấn đề đơn vị cần lưu ý. Cho nên ngoài việc cung cấp danh sách, cần nộp sơ đồ tổ chức, các quyết định thành lập, bổ nhiệm lãnh đạo các phòng/ban, bảng lương, hợp đồng lao động (thể hiện có đóng bảo hiểm) để chứng minh đây là nhân sự của đơn vị mình.

4.Thù lao ban quản trị:

Theo Điều 151 của Luật nhà ở: Thù lao BQT không được phân bổ vào giá dịch vụ như quy định trước đây, nhưng vẫn được đóng thù lao qua đơn vị quản lý vận hành để thanh toán cho BQT. Mức đóng góp do Hội nghị nhà chung cư quyết định (đóng góp theo m2 sở hữu, hoặc có chung cư đã thực hiện đóng góp trên cơ sở chia đều cho các chủ sở hữu).

Đây là vấn đề các đơn vị QLVH lưu ý khi xây dựng phương án tài chính: ngoài xác định giá dịch vụ phải xác định mức đóng góp thù lao BQT (thường mức thù lao đã được thông qua, chỉ phân bổ mức đóng góp cụ thể của các chủ sở hữu.

5.Thời hạn hợp đồng QLVH:

Điểm mới là Điều 29, Quy chế quản lý, sử sụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05 đã có quy định thời hạn: tối thiểu là 12 tháng, tối đa 03 năm (bằng nhiệm kỳ của BQT).

6.Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư:

Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư sẽ không bao gồm thù lao cho BQT như đã phân tích ở mục 4.

Tại Điều 151 cũng nêu giá dịch vụ không bao gồm “chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng, nước sinh hoạt”, nhưng lưu ý đây là thuộc về chi phí “phục vụ cho việc sử dụng riêng của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư”, chứ không phải là chi phí điện công cộng, nước công cộng như cách hiểu của một số ít cá nhân. Điều này được khẳng định tại Phụ lục VII-PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ DỊCH VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ của Nghị định số 95., trong đó xác định rõ nội dung: “chi phí sử dụng năng lượng… để phục vụ công tác vận hành nhà chung cư (thang máy, máy bơm nước, máy phát điện dự phòng, hệ thống hạ tầng kỹ thuật…)”, “chi phí điện chiếu sáng công cộng, nước công cộng”… là các chi phí cấu thành giá dịch vụ nhà chung cư.

UBND tỉnh ban hành khung Giá dịch vụ nhà chung cư chỉ áp dụng cho nhà chung cư thuộc tài sản công, còn các chung cư không thuộc đối tượng trên chỉ lấy đó làm cơ sở tham khảo, áp dụng khi không thoả thuận được.

Các chi phí “phục vụ cho việc sử dụng riêng của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư” ngoài chi phí nêu trên còn có kinh phí mua bảo hiểm cháy nổ, trông giữ xe. Như vậy kinh phí mua bảo hiểm cháy nổ phần sở hữu chung không thuộc nội dung cấu thành giá dịch vụ, trừ phi nó được xác định thuộc “một số chi phí khác của bộ phận quản lý nhà chung cư”. Ngoài ra cần lưu ý là Hội nghị nhà chung cư chỉ quyết định giá dịch vụ, còn giá dịch vụ trông giữ xe được thực hiện theo quy định của pháp luật về giá (Điều 144 Luật nhà ở).

7.Quỹ bảo trì nhà chung cư:

Nghị định 30/2021/NĐ-CP đã hết hiệu lực thi hành, đồng nghĩa với việc các chủ đầu tư không phải “đóng băng” tài khoản quỹ bảo trì: không thực hiện việc ứng kinh phí sử dụng cho việc bảo trì để BQT hoàn trả sau mà vẫn sử dụng, quyết toán theo quy định và bàn giao cho BQT.

8.Quy định về nguồn thu từ việc khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung phải nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì:

Điều này được quy định tại Điều 153 của Luật nhà ở, tuy nhiên cần được hiểu cho đúng. Luật quy định NGUỒN THU, chứ không xác định toàn bộ DOANH THU. Nên không thể hiểu máy móc là toàn bộ doanh thu trên sẽ được BQT hoặc đơn vị thuê dịch vụ nộp trực tiếp vào tài khoản quỹ bảo trì, nghĩa là nguồn thu này được hình thành sau khi đã hoạch toán. Tuy luật và các văn bản hướng dẫn cũng chưa hướng dẫn việc hạch toán sẽ phải trừ đi các chi phí, nhưng thực tế nếu các hoạt động trên phải tốn chi phí để có nguồn thu, thì nó phải được hạch toán để xác định số tiền phải nộp thực tế chứ không phải toàn bộ doanh thu.

Luật và các văn bản hướng dẫn cũng chưa nêu rõ khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung này bao gồm những nội dung gì. Có một điểm không thống nhất giữa các văn bản: tại Phụ lục VII-PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ DỊCH VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ của Nghị định số 95, về công thức xác định giá dịch vụ lại đưa “Khoản thu được từ kinh doanh, dịch vụ các diện tích thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư hàng năm (nếu có)” vào để giảm trừ chi phí.

Nguồn thu từ khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung có thể xác định rõ là từ quảng cáo thang máy, đặt trạm viễn thông, cho thuê tiện ích…, còn nội dung trông giữ phương tiện có nằm trong nguồn thu nói trên hay không?

Rõ ràng là việc trông giữ phương tiện có khai thác phần sở hữu chung, nhưng chỉ thật sự đúng với việc khai thác phương tiện vãng lai, tuy nhiên nếu để hạch toán tách bạch với trông giữ xe của cư dân là một vấn đề không dễ dàng.

Trước đây, đa số các nhà chung cư đều sử dụng toàn bộ nguồn thu trên để bù đắp chi phí vận hành, hoặc xây dựng quỹ hoạt động. Việc áp dụng Luật làm giảm nguồn thu nói trên sẽ dẫn đến khả năng cao là phải tăng phí dịch vụ, nếu không phân bổ lại các nội dung chi phí vận hành cho toà nhà.

9.Quản lý vận hành nhà ở nhiều tầng nhiều căn hộ:

Luật nhà ở năm 2023 và các văn bản hướng dẫn đã có đề cập đến việc phát triển và quản lý vận hành loại nhà ở cũng nhiều tầng, nhiều căn hộ nhưng chưa đạt “chuẩn” để là chung cư  (vẫn thường gọi là các chung cư mini).

Trong thời gian 6 tháng, các nhà ở nhiều tầng, nhiều căn hộ có thể thuê đơn vị có đủ điều kiện QLVH để thực hiện các nội dung quy định theo Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, hoặc tự quản lý vận hành.

Trường hợp tự quản lý vận hành thì người trực tiếp quản lý vận hành phải có kiến thức về PCCC theo quy định của pháp luật PCCC và có Giấy chứng nhận đã hoàn thành khoá đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

10. Một số công việc của các đơn vị QLVH cần lưu ý sau khi Luật nhà ở và các văn bản hướng dẫn được áp dụng:

Một là, rà soát, chuẩn bị nộp hồ sơ mới để được công nhận “đủ điều kiện được thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư” theo quy định mới. Đồng nghĩa với việc phải có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo để đội ngũ nhân sự đạt “chuẩn” để được công nhận đủ điều kiện.

Hai là, chủ động xây dựng giá dịch vụ theo Luật mới để trình BQT. Trường hợp không có thay đổi giá dịch vụ thì chỉ cần ký lại phụ lục về tài chính. Nếu có thay đổi thì phải đề xuất BQT tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường để thông qua.

Bài viết thể hiện quan điểm cá nhân, rất mong nhận được các ý kiến đóng góp, trao đổi. Liên quan đến các vấn đề trên, bạn nào cần tư vấn thêm có thể liên hệ trực tiếp với tác giả: 0963309768 hoặc 0919679192 (FB/zalo…) để hỗ trợ, tư vấn chi tiết, rõ ràng hơn. Trân trọng!

Trần Khánh (Chủ tịch CLB quản lý tòa nhà Hà Nội)