Đâu là một sản phẩm phần mềm quản lý tòa nhà tốt?
I.Đánh giá chất lượng phần mềm nói chung:
Để đo lường chất lượng phần mềm nói chung, các tổ chức thường dựa vào các tiêu chí đánh giá của chứng chỉ ISO 9001 hoặc chứng chỉ CMM (Capability Maturity Model). Các chứng chỉ này xác nhận quy trình đảm bảo chất lượng hợp chuẩn và nâng cao vị thế cạnh tranh cho các tổ chức.
Theo cách tiếp cận của ISO, chất lượng toàn diện của phần mềm cần phải được quan tâm từ chất lượng quy trình tới chất lượng phần mềm nội bộ; đánh giá chất lượng phần mềm với yêu cầu của người dùng và chất lượng phần mềm khi sử dụng:
Chất lượng chức năng phần mềm là kết quả đánh giá mức độ phù hợp với một thiết kế nhất định, dựa trên các yêu cầu chức năng, người dùng hoặc thông số kỹ thuật.
Chất lượng cấu trúc phần mềm là việc đáp ứng các yêu cầu phi chức năng như tính mạnh mẽ, khả năng bảo trì, mức độ sản xuất phần mềm. Chất lượng được đánh giá thông qua việc phân tích cấu trúc bên trong phần mềm, về mã nguồn, mức độ công nghệ và mức hệ thống.
Sử dụng mô hình chất lượng theo ISO-9126 (gồm 4 phần) và quy trình đánh giá sản phẩm phần mềm của ISO-14598 (gồm 6 phần) chúng ta có thể đánh giá sản phẩm phần mềm một cách toàn diện, từ lúc phát triển tới khi hoàn thành và cả khi sử dụng phần mềm.
Một là, Chất lượng trong và chất lượng ngoài
06 tiêu chí để đánh giá chất lượng trong và chất lượng ngoài của sản phẩm phần mềm và được trình bầy trong dự thảo tiêu chuẩn phần 1 và 2, bao gồm:
- Tính năng (Functionality)
- Tính tin cậy (Reliability)
- Tính khả dụng (Usability)
- Tính hiệu quả (Efficiency)
- Khả năng bảo hành bảo trì (Maintainability)
- Tính khả chuyển (Portability)
Trong đó mỗi tiêu chí lại được chia thành những tiêu chí nhỏ hơn:
Tính năng (Functionality)
Là khả năng của phần mềm cung cấp các chức năng thỏa mãn các yêu cầu được xác định rõ ràng cũng như các yêu cầu ‘không rõ ràng’ khi phần mềm được sử dụng trong những hoàn cảnh cụ thể. Bao gồm 4 tiêu chí nhỏ:
– Tính phù hợp (Suitability)
– Tính chính xác (Accuracy)
– Khả năng tương tác (Interoperability)
– Tính bảo mật/an toàn (Security)
Tính tin cậy (Reability)
Là khả năng của phần mềm duy trì mức hiệu năng được chỉ định rõ khi sử dụng dưới những điều kiện cụ thể. Bao gồm các tiêu chí nhỏ:
– Tính hoàn thiện (Maturity)
– Khả năng chịu lỗi (Fault tolerant)
– Khả năng phục hồi (Recoverability)
Tính khả dụng (Usability)
Là khả năng của phần mềm để có thể hiểu được, học hỏi được, sử dụng được và hấp dẫn đối với người sử dụng.
– Dễ hiểu (Understandability)
– Dễ học (Learnability)
– Khả năng vận hành (Operability)
– Tính hấp dẫn (Attractiveness)
Tính hiệu quả (Efficiency)
Là khả năng của phần mềm cung cấp hiệu năng thích hợp nhằm tiết kiệm tối đa tài nguyên và tăng tối đa hiệu suất công việc, dưới những điều kiện sử dụng nhất định.
– Thời gian xử lý (Time behavior)
– Sử dụng tài nguyên (Utilization)
Khả năng bảo trì (Maintainability)
Là khả năng của phần mềm cho phép sửa đổi, nâng cấp, bao gồm sửa chữa, cải tiến hoặc thích nghi của phần mềm thay đổi cho phù hợp với môi trường, các yêu cầu và chức năng mới.
– Khả năng phân tích (Analysability)
– Khả năng thay đổi được (Changeability)
– Tính ổn định (Stability)
– Khả năng kiểm thử được (Testability)
Tính khả chuyển (Portability)
Là khả năng của phần mềm có thể chuyển được từ môi trường này sang môi trường khác.
– Khả năng thích nghi (Adaptability)
– Khả năng cài đặt (Installability)
– Khả năng chung sống (Co-existence)
– Khả năng thay thế được (Replaceability)
Hai là, Chất lượng sử dụng
04 tiêu chí đánh giá chất lượng sử dụng đã được lựa chọn và đưa vào tiêu chuẩn phần 3, bao gồm:
Tính hiệu quả: khả năng của phần mềm cho phép người dùng đạt được mục đích một cách chính xác và hoàn toàn, trong điều kiện làm việc cụ thể.
Tính năng suất: khả năng của phần mềm cho phép người dùng sử dụng lượng tài nguyên hợp lý tương đối để thu được hiệu quả công việc trong những hoàn cảnh cụ thể.
Tính an toàn: phần mềm có thể đáp ứng mức độ rủi ro chấp nhận được đối với người sử dụng, phần mềm, thuộc tính, hoặc môi trường trong điều kiện cụ thể.
Tính thoả mãn: phần mềm có khả năng làm thoả mãn người sử dụng trong từng điều kiện cụ thể.
Đối với Việt Nam, chúng ta có Giải thưởng Sao Khuê. Chương trình Sao Khuê là hoạt động đánh giá chuyên môn tin cậy, uy tín nhất của ngành phần mềm và dịch vụ CNTT Việt Nam. Chương trình bình chọn và công nhận các sản phẩm, dịch vụ xuất sắc, uy tín hàng đầu của ngành công nghiệp phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) Việt Nam do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) tổ chức hàng năm, bắt đầu từ năm 2003. Các sản phẩm, dịch vụ được trao giải thưởng Sao Khuê có chất lượng, hiệu quả vượt trội luôn được khách hàng tin tưởng, lựa chọn, tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Đối tượng các sản phẩm, giải pháp phần mềm và các dịch vụ CNTT được đánh giá theo các tiêu chí sau:
- Tính độc đáo: Công nghệ sáng tạo; định hình phù hợp xu hướng.
- Tính hiệu quả: Tối ưu quy trình quản lý; Tăng năng suất; Tiết kiệm chi phí.
- Thị trường: Thị phần và tiềm năng thị trường; Mô hình chiến lược kinh doanh.
- Tính năng: Khả năng đáp ứng nhu cầu người dùng; Khả năng tương thích và phát triển tùy biến; tính năng bảo mật.
- Công nghệ, chất lượng sản phẩm: Công nghệ tiên tiến; các tiêu chuẩn/quy trình áp dụng; Sự ổn định và độ tin cậy/sự hài lòng của khách hàng.
- Tài chính/Doanh thu/tác động kinh tế, xã hội/số lượng người sử dụng
II.Đánh giá chất lượng phần mềm quản lý tòa nhà:
Như đã trình bày ở trên, để đánh giá chất lượng một phần mềm quản lý tòa nhà, cần phải có một quá trình “đo lường”, từ đó mới có thể có đánh giá chất lượng một cách chính xác nhất. Thực tế từ khi có dịch vụ quản lý tòa nhà xuất hiện đến nay, có rất nhiều phần mềm của cả nước ngoài và Việt Nam được ra đời và ứng dụng, nhưng chưa có một tổ chức nào tổ chức đánh giá. Trên thị trường, cũng chưa thật sự có một phần mềm nào khẳng định vị trí áp đảo, ít thương hiệu mạnh, sản phẩm phần mềm cũng chưa được các tập thể, cá nhân có liên quan đến quản lý tòa nhà quan tâm, có sản phẩm không tồn tại được lâu dài…
Vậy nguyên nhân từ đâu và biện pháp nào để có các sản phẩm phần mềm quản lý tòa nhà tốt, hiệu quả? Theo quan điểm cá nhân, có thể xuất phát từ các nguyên nhân sau đây:
Một là, trong quá trình phát triển và hoàn thiện phần mềm: đầu tư phần mềm cần có tiềm lực kinh tế để đầu tư, để đầu tư phát triển bài bản, lâu dài. Quá trình phát triển đi đến hoàn thiện, cần dựa trên các tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm nói chung và thực tiễn quản lý tòa nhà ở Việt Nam để xây dựng phần mềm.
Phần mềm quản lý tòa nhà đa phần ban đầu được đầu tư chỉ đáp ứng một phần trong quản lý tòa nhà: công tác dịch vụ, lễ tân, chăm sóc khách hàng. Thời gian ban đầu, nó đã đáp ứng được nhu cầu giải quyết việc tạo ra một kênh giao tiếp giữa Chủ đầu tư/Ban quản trị/Ban quản lý tòa nhà đối với khách hàng/ cư dân. Nhưng chỉ đó thôi là chưa đủ, ở một số dự án cơ bản chỉ được cư dân hài lòng và “ép” đơn vị quản lý tòa nhà phải sử dụng, chứ chưa thực sự được đơn vị quản lý tòa nhà thật sự thấy cần thiết phải áp dụng.
Một cản trở cho phần mềm chưa được ứng dụng rộng rãi là các phần mềm hiện nay sử dụng đều phải mất phí, một số doanh nghiệp cho sử dụng miễn phí trong thời gian đầu, đó chỉ là giải pháp maketing, khách hàng rất thờ ơ. Chắc chắn, nếu phần mềm được sử dụng miễn phí thì sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn. Thế cho nên cần đầu tư có tiềm lực để xây dựng, hoàn thiện ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà tốt nhưng được sử dụng miễn phí. Chi phí đó các nhà sản xuất phần mềm phải tính toán lấy được các nguồn thu gia tăng khi khách hàng sử dụng phần mềm sẽ sử dụng các dịch vụ khác được tích hợp, do đó cần kết hợp với các doanh nghiệp thương mại điện tử, các nhà cung cấp dịch vụ gia tăng khác để hợp tác cùng phát triển, cùng khai thác tập khách hàng.
Hai là, về các tính năng của phần mềm. Như đã trình bày ở trên, đa phần các phần mềm chỉ xoay quanh việc tạo kênh giao tiếp giữa ban quản lý và khách hàng/cư dân, mà chưa chú trọng hoặc chưa phát triển để phục vụ các mặt công tác khác mà chủ đầu tư/ban quản trị/đơn vị quản lý tòa nhà rất chú trọng: đó là công tác kỹ thuật. Phần mềm quản lý tòa nhà phải là công cụ đắc lực giúp họ làm tốt công tác kỹ thuật: cập nhật kế hoạch, lịch trình bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa hệ thống kỹ thuật, cập nhật kịp thời các phản ánh của khách hàng/cư…, để từ đó để thực hiện và nếu có cả công cụ để giám sát, báo cáo kết quả thực hiện thì đó mới là sản phẩm hoàn hảo.
Phần mềm quản lý tòa nhà không chỉ gói gọn ở một tòa nhà cụ thể mà phải là công cụ giúp các doanh nghiệp quản lý, điều hành toàn diện tất cả các dự án của mình.
Hai vấn đề trên hiện đang chưa được giải quyết, cho nên các đơn vị quản lý tòa nhà vẫn chưa thật sự quan tâm, không muốn đầu tư sử dụng phần mềm.
Phần mềm nếu không chứng minh được tính độc đáo, hiệu quả của mình thì tất nhiên khách hàng/cư dân sẽ sử dụng các công cụ zalo, facebook… hiện đang được sử dụng miễn phí và rất nhiều người sử dụng để giải quyết, chứ không cần sử dụng phần mềm.
Hiện nay rất nhiều tòa quy mô lớn, việc tổ chức hội nghị chung cư không dễ dàng. Trong tương lai, phần mềm quản lý tòa nhà nên mở rộng để các tòa nhà có thể tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến, tiến hành các cuộc họp trực tuyến, thậm chí tổ chức Hội nghị chung cư trực truyến nếu được phép…
Nếu khắc phục được các nguyên nhân trên, tin chắc là các phần mềm quản lý tòa nhaf sẽ được sử dụng rộng rãi hơn hiện nay.
Đến đây chắc nhiều bạn sẽ đặt câu hỏi, theo ý kiến cá nhân tôi, phần mềm quản lý tòa nhà nào hiệu nay được đánh giá Tốt? Tôi hy vọng sẽ có câu trả lời ở bài viết tiếp theo, giới thiệu cho các bạn những sản phẩm phần mềm cụ thể để các bạn có thể lựa chọn sử dụng. Các bạn có thể liên hệ với tôi qua các số điện thoại: 0963309768 (FB), 0919679192 (zalo) để được tư vấn trực tiếp.
Trần Khánh (Chủ tịch CLB quản lý tòa nhà Hà Nội)