TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ TRONG HOÀN CẢNH DỊCH BỆNH COVID-19

Như chúng ta đều biết, dịch bệnh covid-19 đã có nhiều tác động tiêu cực đến mọi mặt đời sống xã hội, trong đó có quản lý vận hành nhà chung cư. Một trong những khó khăn do dịch bệnh covid-19 mang lại, đó là không thể tổ chức Hội nghị nhà chung cư, đặc biệt là hai trường hợp: Một là, Ban quản trị cũ đã hết nhiệm kỳ. Hai là, đơn vị quản lý vận hành hết hợp đồng, trong khi tòa nhà muốn thay đổi đơn vị quản lý vận hành, cư dân muốn tổ chức đấu thầu công khai để lựa chọn…

Đối với trường hợp Ban quản trị cũ hết nhiệm kỳ, trong các văn bản pháp luật về chung cư chỉ có quy định về nhiệm kỳ Ban quản trị. Cho nên đối với các cơ quan Nhà nước ở các địa phương hướng dẫn khác nhau. Có nơi hướng dẫn Ban quản trị làm thủ tục đề nghị đề nghị gia hạn nhiệm kỳ, tuy nhiên chưa có quy định về vấn đề này: có được gia hạn hay không? Được gia hạn thì trong thời gian bao nhiêu lâu? Có nơi hướng dẫn Ban quản trị cũ tiếp tục hoạt động trong thời gian chưa có Ban quản trị mới. Đây là vấn đề Bộ xây dựng cần nghiên cứu, bổ sung quy định về vấn đề này trong Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư. Trong khi chờ được sửa đổi, các tòa nhà chung cư nên bổ sung quy định về vấn đề này, bởi tình trạng này không những chỉ do covid-19, mà cũng có nhưng hoàn cảnh khác mà chưa thể tổ chức Hội nghị nhà chung cư: ví dụ như Ban quản trị cũ muốn nghỉ, nhưng chưa có ứng viên thay thế, hoặc Hội nghị nhà chung cư không thành công do không đủ tỷ lệ tham gia… Khi đã hết nhiệm kỳ, đa số các thành viên đều không muốn tiếp tục hoạt động, hoặc hoạt động cầm chừng, chỉ được tạo “danh chính ngôn thuận” thì mới yên tâm để làm việc. Hoặc toàn bộ thành viên Ban quản trị, hoặc trưởng ban/phó ban xin từ nhiệm, phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư để bầu.

Còn đối với việc đơn vị quản lý vận hành cũ hết hợp đồng, pháp luật cũng chưa có quy định giao thẩm quyền cho Ban quản trị được ký gia hạn, cho nên các tòa nhà khi xây dựng Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư cũng nên lưu ý có quy định về vấn đề này để dự phòng khi có tình huống xảy ra.

Hai công việc trên đều phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư theo hình thức trực tiếp, trong khi đó chưa có quy định về việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư theo hình thức họp trực tuyến. Việc này đúng ra trên tinh thần thích ứng linh hoạt của Chính phủ, các cơ quan Nhà nước nên sớm có quy định, đây là vấn đề pháp luật không cậm và cơ quan cao nhất là Quốc hội đã họp trực tuyến, nhưng các cơ quan Nhà nước lại chưa nơi nào dám “bật đèn xanh” để các tòa nhà thực hiện.

Trong khi chờ sự thay đổi của pháp luật, chúng ta vẫn phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư trực tiếp. Vậy có thể tổ chức được không? Câu trả lời là: Có, nhưng chỉ được đối với các tòa nhà đã nằm trong “vùng xanh”.

Đối với các tòa nhà ở “vùng xanh”, được phép tổ chức tập trung không quá 30 người. Cho nên, vẫn tổ chức Hội nghị nhà chung cư nếu phòng họp không quá 30 người.

Để hạn chế thấp nhất số lượng đại biểu thạm gia, Ban quản trị nên vận động cư dân ủy quyền, mỗi tầng có thể ủy quyền cho trưởng tầng, vì pháp luật chung cư hiện nay chưa cấm một người được nhận ủy quyền của nhiều người. Ban quản trị khi đưa giấy mời cần đưa kèm giấy ủy quyền, sau đó có các biện pháp để nắm được số lượng đại biểu thạm gia để chuẩn bị hội trường. Ở nhiều tòa nhà, các trưởng tầng đã phát huy tốt vai trò của mình, nên chăng trong Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư nên có quy định về hệ thống trưởng tầng. Để một số vấn đề chỉ cần đưa ra hội nghị Ban quản trị và các trưởng tầng quyết định, không nhất thiết phải đưa ra Hội nghị nhà chung cư. Thực tế diễn ra lâu nay, việc tổ chức một Hội nghị nhà chung cư thành công là không hề đơn giản, nếu không chuẩn bị chu đáo, đặc biệt là việc ủy quyền của các chủ sở hữu không thạm gia được.

Nếu số lượng đại biểu thạm gia vẫn trên 30 người thì phải bố trí thêm phòng họp để tổ chức kết hợp với trực tuyến. Các phòng học được kết nối với nhau qua hệ thống mạng nội bộ hoặc sử dụng các phần mềm họp trực tuyến qua mạng internet. Tổ chức như vậy có hạn chế là sẽ phải tốn kém chi phí, nếu thuê các công ty tổ chức sự kiện tổ chức thì có 2 phòng họp thì chi phí khoảng 10 triệu cho một buổi họp. Sẽ bố trí một phòng họp chính và các phòng họp phụ, việc thảo luận sẽ tiến hành trực tiếp tại phòng họp chính, đại biểu ở các phòng phụ có thể theo dõi và phát biểu trực tuyến. Khó khăn ở đây là việc bỏ phiếu sẽ phải bố trí nhiều hòm phiếu, sau đó mới kiểm phiếu tập trung, như vậy thời gian sẽ kéo dài hơn.

Trong trường hợp này, Ban quản trị phải làm tốt khâu chuẩn bị, đặc biệt là để cư dân sớm tiếp xúc với các văn bản tại hội nghị, có thể đóng góp ý kiến trước, để Ban quản trị khi ra Hội nghị chỉ giải trình để kết luận, làm tốt công tác giới thiệu nhân sự thạm gia Ban quản trị mới… Như vậy sẽ rút ngắn tổ chức Hội nghị, cũng là hạn chế thấp nhất nguy cơ lây nhiễm covd-19, đây chính là vấn đề trở ngại nên các cơ quan Nhà nước không muốn tạo điều kiện để được tổ chức Hội nghị nhà chung cư.

Trường hợp không có ứng viên thạm gia Ban quản trị mới, Ban quản trị cần phối hợp chặt chẽ với chính quyền và các tổ chức đoàn thể ở địa phương: chi bộ Đảng, tổ dân phố, đặc biệt là chi bộ Đảng, chi ủy có thể phân công các đảng viên thạm gia., hoặc tổ trưởng/tổ phó tổ dân phố có thể đồng thời tham gia Ban quản trị.

Đối với việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành chung cư, nếu không tổ chức được Hội nghị để quyết định theo cách trên, chúng ta sẽ có thể tổ chức như sau:

Bước đầu, tòa nhà nên tổ chức đấu thầu (công khai/hạn chế) để lựa chọn 2-3 đơn vị được đánh giá cao nhất để cư dân lựa chọn. Về vấn đề này, tôi đã có bài viết riêng. Ở đây chỉ lưu ý, việc tổ chức mở thầu, nhà thầu thuyết trình nên tổ chức kết hợp trực tiếp tại phòng họp giới hạn số lượng người tham gia để không vi phạm quy định phòng chống dịch và sẽ được phát trực tuyến để cư dân theo dõi và có thể chất vấn các nhà thầu. Kết thúc thuyết trình, Ban quản trị sẽ công khai kết quả qua các phương tiện để cư dân nắm được và có sự lựa chọn chính xác nhất.

Sau đó, việc bỏ phiếu lựa chọn sẽ tổ chức trực tiếp. Ban quản trị quy định khung thời gian để các tầng thạm gia bỏ phiếu trực tiếp tại phòng họp để hạn chế tập trung đông người. Lưu ý dành khoảng thời gian cuối để cư dân các tầng không tham gia đúng khung giờ quy định được có thể thạm gia bỏ phiếu vào cuối giờ, bố trí hòm phiếu lưu động đến các phòng có cư dân không thể tham gia được (già yếu, bệnh tật, hoặc bị cách ly do covid-19 tại phòng…).

Cách làm trên cũng có thể áp dụng cho việc bầu cử Ban quản trị mới.

Như vậy, chúng ta đã tổ chức đúng quy định của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, cũng như chấp hành quy định phòng chống dịch bệnh.

Rất mong trong thời gian tới, các cơ quan Nhà nước có những điều chỉnh, bổ sung để khắc phục những trở ngại nêu ra trong bài viết này.

Bài viết này thể hiện quan điểm cá nhân của tôi, trên thực tế đã có tòa nhà áp dụng thực hiện thành công. Bạn đọc muốn trao đổi hoặc hỗ trợ vui lòng liên hệ với tác giả qua số điện thoại: 0963309768 (FB)/0919679192 (zalo). Trân trọng!

Trần Khánh (Chủ tịch CLB quản lý tòa nhà Hà Nội)