VAI TRÒ CỦA BAN QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI QUẢN LÝ VẬN HÀNH CHUNG CƯ HIỆN NAY

1.VAI TRÒ CỦA BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ:
Trước hết, xin được đưa ra quan điểm chính thống về vai trò của Ban quản trị nhà chung cư (được trích từ tài liệu giảng dạy của Cục quản lý nhà và thị trường bất động sản, Bộ Xây dựng), cụ thể như sau:
“Ban quản trị” là ủy ban được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các thành viên Ban Quản Trị (BQT) được bầu chọn bởi các Chủ hộ để theo dõi việc quản lý hoặc quản lý Dự Án và thực thi các quyền và nghĩa vụ khác do pháp luật quy định.
Có thể mô hình hóa mối quan hệ giữa các bên liên quan trong một “dự án” quản lý nhà chung cư như sau (Hình 1):

Trong đó, mỗi đơn vị lại có vai trò riêng, mối quan hệ cụ thể:
-Chủ sở hữu (chủ đầu tư) & Người sử dụng đối với BQT: Người sử dụng nhà chung cư có quyền và nghĩa vụ tự thành lập, bầu ra đại diện và ủy quyền cho đơn vị đại diện nhằm mục đích quản lý và bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu cũng như người sử dụng căn hộ trong tòa nhà chung cư.
-BQT đối với Công ty cung cấp dịch vụ quản lý: BQT có trách nhiệm tham gia lựa chọn cùng Chủ đầu tư và ký hợp đồng với Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà. BQT sẽ là tiếng nói đại diện cho “người sử dụng” nhà chung cư giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tòa nhà được vận hành và sử dụng.
-Công ty cung cấp dịch vụ quản lý đối với Chủ sở hữu và Người sử dụng: Đơn vị quản lý tòa nhà có trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý cho tòa nhà chung cư, đồng thời thực thi các biện pháp nhằm duy trì dịch vụ theo tiêu chuẩn ban hành cũng như đảm bảo môi trường sinh sống cho cư dân đúng theo thỏa thuận.
-Chính phủ, Bộ Xây dựng và các cơ quan công quyền có liên quan: Vai trò lớn nhất của nhà chức trách là hỗ trợ, tạo điều kiện cho việc quản lý tòa nhà chung cư được thực thi một cách hiệu quả. Đây cũng là đơn vị có trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến luật pháp phát sinh theo luật định của Nhà nước Việt Nam.
Thông qua mô hình nêu trên, có thể nhận thấy Ban quản trị tòa nhà chung cư sẽ là đơn vị đầu tiên có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các vấn đề phát sinh của người sử dụng chung cư. Một cách chi tiết, BQT tòa nhà đảm nhiệm các chức năng bao gồm:
-Xây dựng nội quy chung: Dựa trên quy định của pháp luật, BQT sẽ soạn thảo một văn bản nội quy sử dụng nhà chung cư. Văn bản này sẽ được trình hội nghị nhà chung cư thông qua. Đây cũng chính là những nguyên tắc cư xử căn bản trong tòa nhà chung cư dựa trên yêu cầu của chủ đầu tư cũng như người dân sử dụng căn hộ chung cư.
-Tham gia lựa chọn công ty quản lý: Thông thường, chủ đầu tư là đơn vị trực tiếp ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà. BQT nhà chung cư sau khi được thành lập có nghĩa vụ đại diện toàn bộ cư dân tìm hiểu về năng lực của đơn vị quản lý; từ đó tham gia lựa chọn, ký hợp đồng, giám sát hoặc hủy bỏ hợp đồng với doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư nếu đơn vị này không đáp ứng được yêu cầu.
-Giám sát Công ty quản lý: BQT chung cư trực tiếp kiểm tra, theo dõi giám sát hệ thống quản lý, bảo hành, bảo trì nhà chung cư.
(QĐ 08/2008 ngày 28/05/2008 của Bộ xây dựng về quy chế sử dụng nhà chung cư có nêu: “Hội nghị nhà chung cư có trách nhiệm đề cử, bầu và bãi nhiệm các thành viên của BQT”; “Hội nghị nhà chung cư có quyền thông qua, bổ sung, sửa đổi quy chế hoạt động của BQT”; “Có quyền lựa chọn, giám sát đơn vị quản lý và vận hành nhà chung cư”…)
-Bảo đảm lợi ích hợp pháp và tính công bằng: thường xuyên thu thập ý kiến của người sử dụng liên quan tới các dịch vụ quản lý, định kỳ tổ chức những cuộc họp nghe ý kiến của người sử dụng… nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh. Việc giải quyết, xử lý sự cố, tranh chấp này phải căn cứ vào nội quy nhà chung cư đã được đồng thuận từ trước, căn cứ vào các quy định của luật pháp tương ứng.
-Xây dựng và duy trì cộng đồng văn minh: BQT có trách nhiệm phối hợp với chính quyền địa phương xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự an ninh xã hội. Mỗi tòa nhà chung cư cũng chính là một “tổ dân phố”, thông qua các hoạt động thường niên tổ chức và dẫn dắt bởi BQT, lối sống và nền nếp sinh hoạt của người sử dụng sẽ được nâng cao. Từ đó tránh phát sinh những sự cố về vi phạm nội quy hoặc tranh chấp do hiểu nhầm, xung đột lợi ích v.v…
-Quản lý tài chính: BQT là đơn vị trực tiếp thu các khoản tiền phải nộp của các chủ sở hửu nhà ở, người sử dụng cũng như kinh phí từ việc sử dụng các phần diện tích thuộc sở hữu chung của nhà chung cư (nếu có). Tiếp theo đó, BQT có nghĩa vụ thanh toán kinh phí cho công ty quản lý, thanh toán các khoản phụ cấp trách nhiệm cho thành viên trong Ban và các khoản chi khác theo quy định.
-Thực hiện nghĩa vụ, công việc khác theo sự giao phó trong Hội nghị nhà chung cư (Hình 2)

.Từ những nội dung nêu trên, có thể giúp cho mọi người có thể tham chiếu vào đó, để có nhận thức đúng đắn về vai trò thật sự của BQT đối với quản lý vận hành chung cư hiện nay.
2.MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ BQT THỰC HIỆN ĐÚNG VAI TRÒ CỦA MÌNH:
Thực trạng hiện nay, tại không ít tòa nhà (thường thì các tòa nhà đó sẽ xảy ra các tranh chấp, hoặc chất lượng dịch vụ quản lý vận hành chung cư có chất lượng không cao…), có hai xu hướng phổ biến xảy ra: Một là, BQT chưa nhận thức được hết vai trò của mình, nên hoạt động cầm chừng, sợ trách nhiệm… Hai là, BQT tự cho mình có quyền lực lớn, vượt trên cả vai trò của BQT, cho nên có những hoạt động không đúng quy định, có biểu hiện vụ lợi…
Từ tham khảo ý kiến của các chuyên gia và các thành viên trong CLB quản lý tòa nhà Hà Nội, có thể khái quát thành một số biện pháp để BQT thể hiện được vai trò của mình như sau:
Một là, Bộ Xây dựng cần có tiêu chuẩn chặt chẽ hơn về những người đủ tiêu chuẩn tham gia BQT.
Hiện nay theo Thông tư 28, một người không phải là chủ sở hữu căn hộ/diện tích khác trong chung cư cũng có thể tham gia hội nghị nhà chung cư (tuy nhiên Theo Thông tư 02 vẫn chưa bãi bỏ quy định: Thành viên BQT sẽ bị bãi miễn nếu không còn là chủ sở hữu?). Đây là kẽ hở để một số thành phần cơ hội không phải chủ sở hữu cũng có thể tham gia BQT để mưu cầu lợi ích cá nhân, hoặc BQT được “dựng” lên theo ý định của một tổ chức để dễ bề điều khiền… Cho nên, thành phần tham gia BQT phải là chủ sở hữu thì mới chặt chẽ và lựa chọn được các thành viên đủ tiêu chuẩn.
Nên có một hệ thống tiêu chí chặt chẽ, chi tiết, cả về chất lượng và số lượng thành viên, để có thể lựa chọn được những thành viên thật sự có tầm, có tâm và có tài để thật sự có thể “quản trị” tòa nhà chung cư của mình.
Hai là, cần có quy định cụ thể về thù lao cho BQT cho tương ứng với vai trò. Có thể xây dựng mức thù lao trên cơ sở lương tối thiểu do Nhà nước quy định, căn cứ vào quy mô của tòa nhà chung cư để quy định hệ số cho phù hợp. Có quy định hợp lý, sẽ là “đòn bẩy” để các thành viên BQT tích cực hơn trong thực hiện nhiệm vụ.
Ba là, cần có các chế tài cụ thể xử lý các vi phạm nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư để giúp BQT thể hiện vai trò của mình. Hiện nay quy định chung chung, nhưng thiếu chế tài để BQT có thể răn đe các hành vi vi phạm nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư.
Bốn là, Bộ Xây dựng cần có hướng dẫn chi tiết về mô hình hoạt động của BQT, quy định hiện nay khiến việc thực hiện còn lúng túng, hoặc hiểu chưa đúng, dẫn đến thực hiện máy móc, hoặc chưa đúng (ví dụ như BQT hoạt động theo mô hình của hội đồng quản trị của công ty cổ phần thì phải lập công ty cổ phần…).
Kinh nghiệm cho thấy BQT gọn thì việc điều hành sẽ thuận lợi hơn, nên chăng có quy định “mở” để BQT có thể hình thành các tiểu ban (tổ) giúp việc: vận hành, truyền thông…, với phụ trách các tổ là thành viên của BQT còn các thành viên khác không nhất thiết phải là thành viên BQT mà chỉ cần là cư dân tích cực. Cần có quy định rõ ràng về cơ chế giám sát hoạt động của BQT: thay vì lập tổ kiểm tra khi cần thiết, liệu có nên hình thành Ban (tổ) giám sát, tổ kiểm tra, tự kiểm toán/thuê kiểm toán độc lập… như ở một số chung cư.
Một thực tế đang xảy ra là ở không ít chung cư, việc thành lập BQT rất chậm, vậy quá thời gian theo luật định mà BQT vẫn chưa được lập thì ai sẽ là người đại diện cho cư dân? Nên chăng có quy định về Ban đại diện/ban quản trị lâm thời để tham gia vào quản lý vận hành chung cư trong giai đoạn này?
Thực tế thì một số tòa nhà cũng đã thực hiện việc lập ban đại diện, nhưng chưa có quy định cụ thể nên xảy ra tình trạng tự phát, không biết tổ chức và hoạt động sao cho hiệu quả, thậm chí có tòa còn có nhiều hơn một ban đại diện… Đa số những người tham gia đã tham gia ban đại diện sau này thường được bầu vào BQT, cho nên có thể coi đây cũng là quá trình để cư dân có thêm lựa chọn để xây dựng được một BQT xứng tầm đối với tòa nhà của mình. Cũng có thể đây là giải pháp tình thế hợp lý khi chưa có BQT, cư dân vẫn có người đại diện. Nên chăng ban đại diện sẽ được thực hiện vai trò như BQT, trừ việc tiếp nhận và sử dụng quỹ bảo trì?
Biện pháp cuối cùng, đến từ bản thân những con người được bầu vào ban quản trị. Nếu không có tâm, sẽ dẫn đến tư lợi, có trường hợp sẽ bị “đối thủ” gài bẫy dẫn đến “thân bại danh liệt” như cảnh báo của chuyên gia khách mời.
Bản thân ngoài kiến thức đã có, cần tham gia khóa học quản lý vận hành chung cư dành cho ban quản trị để bổ sung thêm những kiến thức cần thiết, tránh tư tưởng “kiêu binh”, tự thỏa mãn dẫn đến việc nắm không đầy đủ các quy định của pháp luật, thực hiện sai, gây hậu quả không đáng có. Việc đào tạo, sẽ giúp xây dựng được kỹ năng để thực sự quản trị được.
Trong BQT, vị trí trưởng ban có vai trò rất quan trọng, phải được lựa chọn kỹ càng, phải thể hiện được sự quyết đoán khi cần thiết, nhưng đôi khi cũng cần sử dụng kỹ năng mềm để giải quyết. Tuy thực hiện theo đa số, nhưng không phải lúc nào cũng bị nghiêng ngả theo dư luận số đông, mà phải luôn có chính kiến của riêng mình trong phạm vi vai trò được quy định. Làm sao xây dựng được một BQT đoàn kết, vững mạnh thật sự.
Các thành viên BQT nếu không được lựa chọn kỹ, sẽ dẫn đến sau một thời gian ngắn đã có thành viên, thậm chí trưởng/phó ban từ nhiệm, gây khó khăn cho công việc. Việc thay thế, bổ sung đã có quy định rõ, các thành viên còn lại cần tích cực thực hiện việc kiện toàn, tránh để kéo dài sẽ không có lợi cho quản lý vận hành chung cư.
Nguồn: Trần Khánh (Chủ tịch CLB quản lý tòa nhà Hà Nội-tổng hợp và biên soạn) )