Có nên thành lập Ban kiểm soát ở các tòa nhà chung cư?

Theo quan điểm của luật sư Phạm Minh Đức trong bài viết “Một số vấn đề pháp lý về việc thực thi quyền của chủ sở hữu trong nhà chung cư”: Luật Nhà ở năm 2014 đã thay đổi cơ bản cơ chế pháp lý của Ban quản trị nhà chung cư. Theo đó, Ban quản trị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Luật Nhà ở năm 2014 cũng thiết kế hoạt động của Ban quản trị giống như một công ty. Tuy nhiên, Ban quản trị giống như Hội đồng quản trị của công ty thực hiện các trách nhiệm và ra các quyết định nhân danh và vì lợi ích của các cư dân. Trong trường hợp này, các cư dân rất cần có Ban kiểm soát tồn tại độc lập với Ban quản trị để có thể kiểm tra, giám sát để đảm bảo hoạt động của Ban quản trị là phù hợp với quy định pháp luật, quy chế và vì lợi ích của các cư dân. Nếu nhìn nhận các cư dân giống như cổ đông trong các công ty, thì việc áp dụng một mô hình tương tự như quản trị doanh nghiệp là hoàn toàn phù hợp và tân tiến cho mô hình tổ chức hoạt động của Hội nghị nhà chung cư – Ban quản trị – Ban kiểm soát.
Từ các nghiên cứu, phân tích trên, luật sư Đức đã đưa ra kiến nghị: cần bổ sung mô hình Ban kiểm soát để kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động, thực thi của Ban quản trị.

Có nên thành lập Ban kiểm soát ở các tòa nhà chung cư?

Tuy nhiên cho đến nay, Luật Nhà ở năm 2014, các văn bản dưới luật và Thông tư 02 năm 2016 của Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư (sau đó là Thông tư 28 bổ sung, sửa đổi một số điều khoản của Tông tư 02…) không có điều khoản nào quy định thành lập Ban kiểm soát chung cư. Chỉ có tại Điều 15, Thông tư 02 quy định: “Trong trường hợp cần thiết, hội nghị nhà chung cư quyết định lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị có chuyên môn để kiểm tra sổ sách và việc thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư; trường hợp thuê đơn vị chuyên môn thì các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư phải đóng góp kinh phí để thanh toán chi phí cho đơn vị này theo thỏa thuận”.

Như vậy, việc thành lập Ban kiểm soát ở chung cư, theo quy định là không bắt buộc. Nhưng trên thực tế, một số chung cư đã vận dụng linh hoạt, tổ chức Ban kiểm soát, việc bầu chọn được thực hiện ngay tại Hội nghị chung cư để đại diện cho toàn thể cư dân kiểm tra, giám sát hoạt động của BQT. Và mô hình này cũng phát huy một số hiệu quả nhất định. Như cư dân khu chung cư Hoàng Anh Gold House (HAGH) ở xã Phước Kiển, huyện Nhà Bè, TP Hồ Chí Minh, chung cư TSQ Mỗ Lao, quận Hà Đông, TP Hà Nội…; một số nơi được hình thành dưới các tên gọi: Tổ kiểm tra, Tổ giám sát, có nơi còn được cư dân gắn cho cái tên “Ban quản trị mở rộng”… (tuy nhiên các tổ chức này thường được cư dân tự lập ra chứ chưa được Hội nghị nhà chung cư chính thức thông qua). Như vậy trên thực tế mô hình trên đã phát huy hiệu quả và được nhìn nhận đây là mô hình cần được nhân rộng.

Vậy mô hình Ban kiểm soát ở các chung cư nên tổ chức như thế nào? Ở đây xin đưa ra một số nét chủ yếu được tổng kết từ lý thuyết về kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp và thực tiễn chung cư như sau:

1. Mục tiêu:

– Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, tập thể Ban quản trị (BQT).
– Là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý vận hành chung cư của BQT.
– Xây dưng các công cụ để làm căn cứ để tiến hành các thủ tục kiểm soát nội bộ, căn cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác quản lý điều hành các hoạt động của BQT.

2. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh:

– Được áp dụng đối với tất cả các đối tượng là cá nhân, tập thể BQT.
– Được áp dụng thống nhất theo tiêu chí linh động và phù hợp với đặc thù quản lý điều hành của BQT.

3. Quá trình tác nghiệp:

3.1. Nội dung của công việc:

– Kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính đã và đang cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của chung cư.
– Xác nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin quản trị, thông tin tài chính do các cá nhân, tập thể BQT báo cáo cho Hội nghị nhà chung cư.
– Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nghị quyết của Hội nghị nhà chung cư mà đã và đang thực hiện trong quá trình điều hành hoạt động quản lý vận hành của chung cư.
– Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động của chung cư.
– Kiến nghị giải pháp ngăn ngừa các sai phạm đã và đang xảy ra hoặc có thể sẽ xảy ra.
– Khuyến nghị/ giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai phạm, rủi ro trong BQT, mỗi quyết định trong toàn bộ quá trình hoạt động của chung cư.

3.2. Phương pháp thực hiện công cuộc:

– Tổ chức xây dựng, kiểm tra, đánh giá độ tin cậy, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống các tài liệu quản trị, hệ thống quy trình tác nghiệp thực hiện công tác điều hành, tiến hành hoạt động quản lý vận hành của chung cư.
– Tiếp nhận, thẩm định tính xác thực, độ tin cậy của các thông tin trong công tác quản lý điều hành hoạt động vận hành chung cư.
– Giám sát tính tuân thủ luật pháp và các quy định nội bộ.
– Xem xét, quản lý các sai phạm, rủi ro, đề ra biện pháp đảm bảo an toàn tài sản và nguồn tiền quỹ.
– Kiến nghị giải pháp khắc phục sai phạm, rủi ro.

3.3. Quyền hạn:
– Quyền chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình.
– Quyền yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn bộ các thông tin cần thiết có liên qian đến nội dung kiểm soát nội bộ.
– Quyền tiếp cận, xem xét tất cả các hoạt động quản lý điều hành của BQT.
– Quyền tiếp cận, phỏng vấn các cá nhân, tổ chức, đơn vị thành viên có liên quan đến nội dung kiểm soát.
– Quyền tham dự/ yêu cầu cung cấp tất cả các thông tin từ các cuộc họp của BQT.
– Quyền yêu cầu và giám sát các hoạt động khắc phục, hoàn thiện đối với các vấn đề mà kiểm soát nội bộ đã ghi nhận và có khuyến nghị.
– Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện công việc.
– Từ chối thực hiện các công việc không thuộc phạm vi nghiệp vụ kiểm soát nội bộ.

3.4. Trách nhiệm:

– Bảo mật tài liệu, thông tin kiểm soát nội bộ theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của chung cư.
– Chịu trách nhiệm trước Hội nghị nhà chung cư và cư dân về những đánh giá, kết luận, kiến nghị đề xuất trong báo cáo kiểm soát nội bộ.

3.5. Nguyên tắc hoạt động:

– Độc lập về tổ chức với các đơn vị, các bộ phận điều hành.
– Độc lập về hoạt động với các hoạt động quản lý điều hành, với các nghiêp vụ được kiểm soát.
– Độc lập về đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm soát.
– Khách quan, trung thực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nội bộ .
– Chuyên trách và không kiêm nhiệm các cương vị, các công việc chuyên môn khác trong bộ máy điều hành..

3.6. Nguyên tắc lưu trữ báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ :

– Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ theo từng đối tượng được kiểm soát.
– Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ phải được lưu giữ tại bộ phận Kiểm soát nội bộ ít nhất 05 (năm) năm.
– Phải được ghi chép thành văn bản, dữ liệu điện tử lưu giữ theo trình tự thời gian.

3.7. Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của Kiểm soát nội bộ:

– Thực hiện hậu kiểm tra, đánh giá thời gian, kết quả theo những kiến nghị của Kiểm soát nội bộ.

3.8. Giám sát, quản lý chất lượng công tác kiểm soát: Trưởng ban Kiểm soát phải thực hiện

– Phân công, chỉ đạo, điều hành công việc của các thành viên Ban kiểm soát.
– Giám sát tiến độ thực hiện công tác kiểm soát;
– Xử lý các vấn đề phát sinh và rà soát các công việc trong quá trình kiểm soát
– Tuân thủ theo kế hoạch công việc và đạt được chất lượng theo yêu cầu của kế hoạch kiểm soát.

4.Thành viên Ban kiểm soát:

Tùy theo từng chung cư, trưởng ban nên là người có nghiệp vụ kế toán/kiểm toán, được giới thiệu và bầu tại Hội nghị nhà chung cư (Luật doanh nghiệp quy định Ban kiểm soát có từ 3-5 và trưởng ban phải là kế toán/kiểm toán).

5.Nhiệm kỳ: thường bằng nhiệm kỳ BQT

6.Kinh phí hoạt động: trích từ kinh phí quản lý vận hành, còn đối với cá nhân có thể tự nguyện không nhận thù lao, hoặc có phụ cấp như BQT.

Cụ thể các bạn quan tâm có thể liên hệ với người viết để được chia sẻ tài liệu về Ban kiểm soát của một số chung cư.

Tuy vậy, ngoài một số ý kiến ủng hộ, còn có ý kiến chưa đồng tình, cho rằng việc thành lập Ban kiểm soát là không cần thiết, do chung cư đã có BQT, quy định về BQT ngày càng chặt chẽ hơn… Thành lập Ban kiểm soát có thể gây chồng chéo, cản trở hoạt động của BQT, ảnh hưởng đến công tác quản lý vận hành của chung cư… Theo nhìn nhận của người viết, nên chăng mô hình này chỉ áp dụng ở các chung cư/cụm chung cư có số cư dân đông/có nguồn thu lớn từ quản lý vận hành và các giá trị gia tăng khác từ tòa nhà?

Vậy nếu không lập, có cách nào không phải lập Ban kiểm soát mà vẫn thực hiện được kiểm soát nội bộ. Đối với pháp luật, không phải doanh nghiệp nào cũng quy định phải lập Ban kiểm soát. Khi không có Ban kiểm soát, việc đó sẽ giao cho một thành viên BQT đảm nhiệm, hoặc khi cần thiết/theo định kỳ lập tổ kiểm tra, thuê kiểm toán… Đó chính là vận dụng mô hình quản trị đơn cấp kiểu Mỹ và nhị cấp kiểu Đức, chức năng giám sát được giao cho thành viên Hội đồng quản trị độc lập.

Như vậy, có thể nói tùy theo tình hình thực tiễn tại mỗi chung cư có thể vận dụng cho phù hợp, không nên máy móc áp dụng.